Kế toán mua hàng là gì?
Kế toán mua hàng là công việc chịu trách nhiệm toàn bộ về giai đoạn đầu tiên trong quá trình luân chuyển hàng hóa - giai đoạn mua hàng. Đây cũng là giai đoạn chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa của bên bán sang bên mua và bên mua phải trả tiền cho bên bán.
Kế toán mua hàng thực hiện việc theo dõi, ghi chép, kiểm soát quá trình mua hàng hóa
Công việc kế toán mua hàng
Dưới đây là quy trình chi tiết khi mua bất kỳ hàng hóa nào.
Công việc của kế toán mua hàng
Dựa vào sơ đồ quy trình trên có thể thấy công việc của kế toán mua hàng bao gồm:
- Tiếp nhận hóa đơn, chứng từ mua hàng;
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của hóa đơn, chứng từ mua hàng. Trường hợp hàng về chưa kèm hóa đơn thì phải liên hệ với bên bán để lấy hóa đơn làm cơ sở tính giá và thanh toán tiền hàng.
- Kiểm tra hàng hóa, gồm số lượng, chất lượng (có sai sót, thiếu hàng hoặc hỏng hóc hay không,...), quy cách đóng gói;
- Làm phiếu nhập kho hàng dựa vào số hàng nhận thực tế;
- Ghi thẻ kho số hàng đã nhận thực tế tại kho;
- Làm thủ tục thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản):
+ Thanh toán tiền mặt: Kế toán mua hàng phải lập phiếu chi → Gửi thủ quỹ duyệt chi → Ghi sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung, sổ cái
+ Thanh toán chuyển khoản: Kế toán lập ủy nhiệm chi gửi Kế toán trưởng duyệt → Gửi Ban giám đốc duyệt → Gửi lên ngân hàng để thanh toán → Ghi sổ tiền gửi, sổ nhật ký chung, sổ cái.
Bên cạnh công việc cần làm khi nhận hàng, nhập hàng vào kho, kế toán mua hàng còn có công việc khác như phối hợp với kế toán công nợ để đối chiếu số liệu, lập báo cáo xuất nhập tồn kho, tham gia kiểm kê số lượng hàng nhập kho, nôp chứng từ và báo cáo theo quy định.
Nhiệm vụ của nhân viên kế toán mua hàng
Khối lượng công việc mà 1 người làm kế toán mua hàng phải đảm đương là rất lớn, tuy nhiên tóm gọi lại là những nhiệm vụ sau:
- Theo dõi, ghi chép và phản ánh chỉ tiêu mua hàng gồm số lượng, quy cách đóng gói, thời điểm ghi nhận mua hàng chủng loại hàng,...;
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát việc mua hàng theo từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng và tình hình thanh toán;
- Báo cáo thông tin đầy đủ, chính xác cho lãnh đạo doanh nghiệp để dự trù chi phí một cách chính xác nhất.
Nhân viên kế toán mua hàng có nhiệm vụ ghi chép, theo dõi, báo cáo chính xác hoạt động mua hàng
Tầm quan trọng của kế toán mua hàng
Kế toán mua hàng làm vị trí cần có trong mỗi doanh nghiệp, công ty có hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ. Kế toán mua hàng có vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp hoạch định, dự trù được kinh phí mua hàng hóa. Từ đó có những kế hoạch mua hàng hợp lý, tiết kiệm chi phí, đồng thời có chiến lược kinh doanh tốt hơn, giúp doanh nghiệp phát triển.
Chứng từ kế toán mua hàng
Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa mà sẽ có yêu cầu về bộ chứng từ khác nhau. Dưới đây là chi tiết bộ chứng từ kế toán mua hàng dành cho từng loại hàng:
Đối với hàng hóa mua trong nước
- Hợp đồng kinh tế (hợp đồng mua bán hàng hóa);
- Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào;
- Chứng từ thanh toán;
+ Phiếu chi: đối với hóa đơn có tổng giá thanh toán dưới 20 triệu đồng
+ Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: đối với hóa đơn có tổng giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên
- Phiếu nhập kho vật liệu, hàng hóa
Ngoài ra, có thể kèm theo phiếu xuất kho của bên bán, biên bản bàn giao hàng hóa, biên bản thanh lý hợp đồng.
Hàng hóa nhập khẩu
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng cung ứng dịch vụ;
- Tờ khai hải quan nhập khẩu;
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng;
- Hóa đơn thương mại: Invoice, packing list;
- Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu;
- Phiếu nhập kho vật tư.
Mua tài sản cố định
- Hợp đồng mua tài sản cố định;
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua tài sản cố định;
- Hóa đơn GTGT;
- Biên bản giao nhận tài sản;
- Chứng từ thanh toán: Ủy nhiệm chi
Hàng hóa xây dựng cơ bản
- Hợp đồng kinh tế;
- Thanh lý hợp đồng kinh tế;
- Hóa đơn GTGT;
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình;
- Hồ sơ quyết toán công trình.
Hợp đồng là chứng từ quan trọng, đặc biệt cần thiết trong kế toán
Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán kế toán mua hàng
Hạch toán là công việc quan trọng của người làm kế toán. Trước khi hạch toán thì người là kế toán cần biết sử dụng tài khoản nào. Tùy vào từng doanh nghiệp sử dụng phương pháp hạch toán nào mà sẽ sử dụng tài khoản khác nhau. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hạch toán kế toán mua hàng, dưới đây Luật và Kế toán Việt Mỹ sẽ hướng dẫn chi tiết.
Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho
Trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho thì sử dụng tài khoản 156 (TK 156 - hàng hóa) và tài khoản 151 (TK 151 - hàng mua đang đi đường). Cách hạch toán như sau:
I. Trường hợp hàng hóa đi kèm hóa đơn khi nhập vào kho
1. Hàng hóa nhập đủ (số hàng thực tế = số hàng ghi trên hóa đơn)
+ Phương pháp khấu trừ thuế:
Nợ 1561: Trị giá mua chưa thuế GTGT
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
+ Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1561: Tổng giá thanh toán
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
2. Hàng hóa thiếu (số hàng thực tế < số hàng ghi trên hóa đơn)
+ Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thực tế khi nhập kho
Nợ 632: Trị giá hàng hóa thiếu trong định mức
Nợ 1381: Trị giá hàng hóa thiếu chưa rõ nguyên nhân
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán theo hóa đơn
+ Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thực nhập kho theo giá có thuế
Nợ 632: Trị giá hàng hóa thiếu trong định mức theo giá có thuế
Nợ 1381: Trị giá hàng hóa thiếu chưa rõ nguyên nhân theo giá có thuế
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán theo hóa đơn
3. Hàng hóa thừa (số hàng thực tế > số hàng ghi trên hóa đơn)
+ Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1561: Trị giá mua chưa thuế GTGT theo hóa đơn
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331, 141…: Tổng giá thanh toán
+ Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1561: Tổng giá thanh toán
Có 111, 112, 331, 141,…: Tổng giá thanh toán
II. Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn
Kế toán thực hiện nhập kho, lưu phiếu và ghi sổ như thông thường. Nếu trong tháng hóa đơn về thì kế toán mua hàng ghi sổ và hạch toán như trường hợp I. Nếu cuối tháng chưa nhận được hóa đơn thì hạch toán theo giá tạm tính như sau:
- Nợ 1561: Trị giá hàng hóa theo giá tạm tính
- Có 331: Trị giá hàng hóa theo giá tạm tính
Khi hóa đơn về, sang tháng kế tiếp kế toán xóa bút toán giá tạm tính và ghi bút toán thường theo giá hóa đơn:
- Xóa bút toán giá tạm tính:
+ Nợ 1561: (Trị giá hàng hóa theo giá tạm tính)
+ Có 331: (Trị giá hàng hóa theo giá tạm tính)
- Ghi bút toán thường theo giá hóa đơn:
+ Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa mua chưa thuế
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
+ Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1561: Tổng giá thanh toán
Có 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
III. Hóa đơn về nhưng hàng chưa về
+ Phương pháp khấu trừ:
Nợ 151: Trị giá hàng hóa mua chưa thuế
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
+ Phương pháp trực tiếp:
Nợ 151: Tổng giá thanh toán
Có 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho:
- Hàng nhập kho đủ:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thực nhập kho
Có 151: Trị giá hàng hóa thực nhập kho
- Hàng nhập kho thiếu:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thực nhập kho
Nợ 632: Trị giá hàng hóa thiếu trong định mức
Nợ 1381: Trị giá hàng hóa thiếu ngoài định mức
Có 151: Trị giá hàng hóa theo hóa đơn
- Hàng nhập kho thừa:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa theo hóa đơn
Có 151: Trị giá hàng hóa theo hóa đơn
Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho
Tài khoản sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là tài khoản 611 (TK 611- mua hàng) và tài khoản 157 (TK 157 - hàng gửi đi bán). Cách hạch toán như sau:
1. Đầu kỳ
Kế toán mua hàng thực hiện kết chuyển giá trị thực tế hàng hóa tồn kho, tồn quầy; đang đi đường, gửi bán đầu kỳ:
Nợ 611: Trị giá hàng hóa tồn kho, tồn quầy; đang đi đường; gửi bán đầu kỳ
Có 156: Trị giá hàng hóa tồn kho, tồn quầy
Có 151: Trị giá hàng hóa mua đang đi đường
Có 157: Trị giá hàng hóa gửi bán
2. Trong kỳ
Kế toán phản ánh giá trị hàng hóa mua vào trong kỳ:
- Phương pháp khấu trừ:
Nợ 611: Trị giá hàng hóa mua chưa thuế
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331, 141,…: Tổng giá thanh toán
- Phương pháp trực tiếp:
Nợ 611: Trị giá hàng hóa mua có thuế
Có 111, 112, 331, 141: Tổng giá thanh toán
3. Cuối kỳ
Nợ 156: Trị giá hàng hóa tồn kho, tồn quầy
Nợ 151: Trị giá hàng hóa mua đang đi đường
Nợ 157: Trị giá hàng hóa gửi bán
Có 611: Trị giá hàng hóa tồn kho, tồn quầy, đang đi đường, gửi bán cuối kỳ
Nợ 632: giá trị hàng hóa tiêu thụ trong kỳ
Có 611: giá trị hàng hóa tiêu thụ trong kỳ
Kết luận
Trên đây là những thông tin quan trọng nhất về kế toán mua hàng, cùng với đó là hướng dẫn chi tiết cách hạch toán. Hy vọng thông qua bài viết, bạn sẽ có thêm kiến thức bổ ích và tự tin hơn khi thực hiện công việc kế toán mua hàng của mình. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc nào khác thì bạn hãy gọi ngay 0981 345 339 để chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng nhất. Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm các dịch vụ luật, dịch vụ kế toán, thuế, nhượng quyền của Việt Mỹ.
Thông tin liên hệ: Công ty TNHH tư vấn Luật và kế toán Việt Mỹ
Website: https://ketoanvietmy.com/
Fanpage: https://www.facebook.com/congtyketoanvietmy
Hotline: 0981 345 339
Địa chỉ: SỐ NHÀ 12 NGÕ 54 NGUYỄN THỊ ĐỊNH, PHƯỜNG TRUNG HÒA - QUẬN CẦU GIẤY
Hệ thống chi nhánh: Liên hệ hotline của công ty để biết thêm thông tin chi tiết hoặc truy cập CHI NHÁNH